Ochrana osobných údajov
INTERNÁ SMERNICA
V zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rad (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických
osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov
a v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom a účinnom znení
s názvom Interná Smernica č. 1/2018 o politike a zásadách ochrany fyzických osôb
v súvislosti so spracovaním osobných údajov prijatá a schválená obchodnom
spoločnosťou MUDr. Eva Koczánová, IČO: 9551156934, Okružná 12, 934 05 Levice dňa
19.02.2024 v sídle spoločnosti (ďalej iba „interná smernica“)
Článok 1
Úvodné ustanovenie
Účelom vytvorenia politiky a zásad ochrany fyzických osôb v súvislosti so spracovaním
osobných údajov v našej spoločnosti je vytvorenie legálneho vnútropodnikového rámca
v jednom dokumente pre používanie postupov v súlade s vyššie uvedenými právne záväznými
predpismi o ochrane osobných údajov fyzických osôb. Tento dokument bude takisto použitý
pre prípad vykonávania kontroly z Úradu pre ochranu osobných údajov. Naša spoločnosť sa
zaoberá prevažne kúpou a predajom tovaru a pri týchto činnostiach dochádza k spracovávaniu
osobných údajov našich klientov a preto je v našom najlepšom záujme, aby všetky naše
postupy a procesy v rámci spoločnosti boli v súlade s platnými a účinnými predpismi
o ochrane údajov.
Článok 2
Bezpečnostná a zodpovednostná politika v našej spoločnosti
1) Dosiahnutie najvyššej možnej ochrany osobných údajov našich klientov je pre našu
spoločnosť vysokou prioritou a okrem existujúcich obchodných cieľov bude tejto oblasti zo
strany vedenia spoločnosti a takisto aj zamestnancov venovaná zvýšená pozornosť. Opatrenia
technickej a organizačnej povahy, ktoré budú použité v našej spoločnosti budú starostlivo
vybrané vzhľadom na rozsah spracovania osobných údajov a na technické a personálne
možnosti našej spoločnosti, ale vždy takým spôsobom, aby tieto prostriedky boli maximálne
efektívne a aby bolo učinené zadosť platnej a účinnej právnej úprave v SR a EÚ.
2) Určenou oprávnenou osobou pre oblasť ochrany osobných údajov fyzických osôb v našej
spoločnosti je štatutár MUDr. Eva Koczánová. Tento je oprávnený a povinný zároveň
kontrolovať úroveň ochrany v tejto oblasti vo vnútri spoločnosti v rámci jej
vnútropodnikových procesov a takisto aj navonok voči tretím osobám a to najmä klientom,
teda fyzickým osobám, ktorých údaje sa pri obchodnej činnosti spoločnosti spracúvajú.
Konateľ je oprávnený ustanoviť za seba osobu, z radov zamestnancov pre tento účel.
3) Ako spoločnosť sa týmto výslovne zaväzujeme, že budeme aj do budúcna kontinuálne
sledovať vývoj v oblasti právnych predpisov, judikatúry a technického aj iného rozvoja
ochrany osobných údajov a poznatky takto získané budeme implementovať do našich
vlastných procesov v záujme zlepšenia ochrany osobných údajov fyzických osôb v našej
spoločnosti.
4) Ako spoločnosť sa zaväzujeme, že budeme vykonávať pravidelné školenia v počte 2 krát
za kalendárny rok pre zamestnancov a vedenie spoločnosti zamerané na zopakovanie
vedomostí a znalostí z oblasti ochrany osobných údajov, ich prehĺbenie ako aj získavanie
nových poznatkov. Tieto činnosti budú určené takisto aj k senzibilizácii zamestnancov
a vedenia spoločnosti a k zvýšeniu pocitu zodpovednosti všetkých zúčastnených osôb
vzhľadom na dôležitosť a citlivosť oblasti ochrany osobných údajov fyzických osôb.
Článok 3
Právny rámec ochrany osobných údajov
1) Ako základný právny rámec nastavenia ochrany osobných údajov v našej spoločnosti bude
použité platné a účinné znenie Nariadenia EP a Rady č. 2016/679 ako aj znenie zákona č.
18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Okrem týchto predpisov budú pre tento účel rané
na vedomie aj úpravy noriem ISO 27001, ISO 27000, ISO 31000 a prípadne ďalšie normy.
2) V prípade potreby naša spoločnosť využije aj služby externých spoločností na vykonávanie
školení a vytváranie dokumentácie pre účel zabezpečenia súladu s právnymi predpismi
o ochrane osobných údajov a to najmä advokátske kancelárie alebo osoby, ktoré majú
preukázateľné skúsenosti a hlboké vedomosti z oblasti ochrany osobných údajov.
Článok 4
Dokumentácia a o ochrane osobných údajov
1) V prípade, ak naša spoločnosť ako prevádzkovateľ odovzdáva získané osobné údaje
o fyzických osobách ďalšej osobe v postavení sprostredkovateľa, sme povinní pre tento prípad
vyhotoviť osobitnú zmluvu medzi našou spoločnosťou a každou takouto ďalšou osobou
v postavení sprostredkovateľa, alebo inkorporovať príslušné ustanovenia v zmysle zákona č.
18/2018 do rámcovej zmluvy, prípadne vyhotoviť dodatok k tejto zmluve.
2) Ďalšími dokumentmi, ktoré sa naša spoločnosť zaväzuje vyhotoviť pre potrebu ochrany
osobných údajov a pre potreby preukázania zhody sú Interné Smernice, Záznamy o vykonaní
školení, Záznamy o spracovaní osobných údajov, Formulár hlásenia bezpečnostnej udalosti
Úradu pre ochranu osobných údajov, Formulár hlásenia bezpečnostnej udalosti dotknutej
fyzickej osobe, prípadne ďalšie dokumenty podľa potreby.
Článok 5
Existujúce a pripravované technické a organizačné opatrenia
Naša spoločnosť sa zaväzuje, že vykoná vhodné technické a organizačné opatrenia, ktoré
budú implementované za účelom zlepšenia procesov ochrany osobných údajov fyzických
osôb. Popis opatrení v súvislosti použitím štruktúry ako je uvedená v ISO norme 27002 a ISO
norme 29151 zahŕňa nasledovné:
– Jednotný postup pri vybavovaní podnetov, námietok, sťažností dotknutých fyzických
osôb
– Kontrola prístupov k zariadenia, kde sa nachádzajú osobné údaje klientov, či už
v elektronickej podobe alebo v papierovej podobe
– Klasifikácia informácií a následné dôsledné triedenie a bezpečné uchovanie
a zálohovanie
– Zvýšenie bezpečnosti fyzických priestorov ako aj samotného prostredia organizácie
a to najmä výmenou zámkov za odolnejšie, zvýšenie frekvencie použitia zámkov
a bezpečnostných skríň
– Zvýšenie používania šifrovania samotných dát a rovnako aj komunikácie pri
prenosoch týchto dát elektronickou formou
– Zvýšenie používania heslovania prístupu k mobilným zariadenia, laptopom, stolovým
počítačom a iným zariadeniam na ktorých prebieha spracovanie dát a to minimálne 14
miestnym heslom zloženým z písmen
– Zálohovanie osobných údajov s použitím dvojcestnej metódy a to s použitím iného
média ako to na ktorom sú uložené pôvodné dáta
– Používanie antivírových a antimalvérových aplikácii v rámci organizácie
– Pravidelné preskúmavanie a hľadanie slabých miest v rámci vnútropodnikových
procesov a ich následné odstraňovanie
– Nákup USB médií s možnosťou použitia kryptovania, alebo s možnosťou použitia
biometrického údaju na autentifikáciu
– Použitie aplikácií na kryptovanie HDD a SSD diskov
– Zabezpečenie friendly prístupu a plnej odbornej aj organizačnej súčinnosti
zamestnancov a vedenia spoločnosti pri kontrole z Úradu pre ochranu osobných
údajov